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Assistante de direction - DAF H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Institut National de Recherches Archéologiques Préventives  

Référence

2017-99518  

Localisation

PARIS

Date de fin de publication

08/12/2017

Description du poste

Catégorie

B

Domaine fonctionnel

Affaires générales

Statut du poste

Vacant

Nature du poste recherché

Ouvert aux contractuels

Intitulé du poste

Assistante de direction - DAF H/F

Descriptif de l'employeur

Contexte
Avec 2 000 collaborateurs et chercheurs, l'Institut national de recherches
archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche
archéologique française et l'une des toutes premières en Europe. Institut national
de recherche, il réalise l'essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en
partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit plus de 2 000 chantiers par
an, en France métropolitaine et dans les départements d'outre mer.
Ses missions s'étendent à l'exploitation scientifique des résultats et à la diffusion
de la connaissance archéologique auprès du public.
Il dispose d'un budget de 160 millions d'euros.
La direction de l'administration et des finances compte une quarantaine d'agents et
assure, pour l'ensemble de l'Inrap, des missions de gestion, de coordination et
d'évaluation.
Elle est organisée en quatre services : service de l'exécution budgétaire, service du
budget et du contrôle de gestion, service des marchés publics, service des affaires
générales et immobilières.
Un pôle composé de deux assistant(e)s de direction accompagne en continu le
directeur et son adjoint, auxquels il est rattaché, ainsi que les quatre services de la
direction

Descriptif de l'employeur (suite)

Mission
L'assistant(e) de direction exerce un rôle transversal au sein de la direction. A ce
titre, il/elle a une vision transversale du fonctionnement de la direction auquel
il/elle concourt directement par son action quotidienne.
Pour l'exercice de ses fonctions traditionnelles d'assistanat, l'assistant(e) de
direction a des contacts fréquents, à différents échelons de responsabilité, avec
l'ensemble des directions et services du siège, avec les directions interrégionales, et
les partenaires de l'établissement (institutionnels, fournisseurs, clients, …).
L'assistant(e) de direction peut être amené(e) à suppléer le(a) second(e) assistante
en son absence. Une parfaite continuité de service sur les sujets devra être assurée
entres les deux assistant(e)s.

Description du poste

Fonction
Il/elle devra :
1. Assister les agents de la direction dans le traitement de l'information
- veiller à la bonne circulation de l'information au sein de la direction et à la bonne
application des circuits de validation des dossiers ;
- enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents reçus ou produits par
la direction (notes et courriers divers) ;
- constituer des dossiers ;
- classer, aux fins d'archivage, les documents ;
- veiller au plan de classement ;
- rechercher ponctuellement les documents archivés ;
- réaliser des comptes rendus ;
- effectuer la saisie, la mise en forme de documents ;
- veiller aux conditions d'exercice des missions de la DAF (alerte, suivi des visas,
gestion des échéances, relance…)
- Participer à l'élaboration du dispositif de communication de la DAF (interne –
externe - intranet)
2. Gérer des dossiers spécifiques
- assurer la gestion des absences et des congés des agents de la direction ;
- gérer les tableaux de bord des demandes adressées à la direction ;
- participer à l'organisation des séances du conseil d'administration (ordre du jour,
préparation et suivi des dossiers…) ;
- traiter les ordres de mission et les réservations (billetterie, hébergement) des
agents de la direction ;
- suivre la mise à jour du contenu de l'Intranet pour ce qui concerne la direction ;
- suivre les dossiers de subvention,
- gérer la documentation.
- assurer le suivi des procédures de versement et de communication des documents
: versement intermédiaire et aux archives nationales
- Assurer le suivi administratif de tout type de document (gestion des cartes de la
flotte automobile, des badges d'accès, des contraventions, dossiers archivés…)
3. Assurer un rôle d'accueil et d'information auprès des interlocuteurs de la
direction
- prendre les rendez-vous, gérer l'agenda électronique du directeur et de son adjoint
et organiser les réunions pour la direction et les services de la direction,
- répondre aux demandes d'information de tout interlocuteur ;
- gérer les relations entre la direction de l'administration et des finances et les
directions interrégionales ;
- assurer, en relation avec son binôme, la continuité de fonctionnement de la
direction en s'informant et en informant celui-ci de l'état des dossiers en cours de
manière à pourvoir le suppléer.
4. Reporting
- Produire le reporting mensuel relatif aux activités
- Mettre en place tout type de reporting à la demande
- Assurer toute étude et centraliser la production de toutes données, à la demande
Les fonctions décrites peuvent faire l'objet d'adaptations en fonction des besoins
de service. Le titulaire pourra être amené à apporter son expertise dans tous
domaines et sur tout sujet le justifiant.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert en catégorie 3 de la filière administrative de l'Inrap, à pourvoir par
voie de recrutement interne ou externe (CDI). Les titulaires de la fonction publique
peuvent être recrutés sur ce poste par la voie du détachement.

Descriptif du profil recherché

Compétences et expériences requises
Niveau de diplômes requis :
– DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent,
ou
– Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d'expérience
professionnelle dans des fonctions similaires.
Compétences et expériences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, …)
- rigueur, sens de l'organisation, méthode
- esprit d'initiative et autonomie
- réactivité
- aptitude à mener plusieurs tâches de front et capacité à hiérarchiser les tâches
- discrétion absolue et respect de la confidentialité
- qualités relationnelles (capacité d'adaptation, travail en équipe indispensable)
- bonne expression écrite et orale

Ouverts aux contractuels

Oui

Bloc personnalisable n°1

Informations complémentaires

Candidature
Les candidats sont invités à adresser leur candidature (CV, lettre de motivation) au
plus tard le 8 décembre 2017 à Monsieur Benoît Lebeaupin, directeur des
ressources humaines de préférence via le site www.inrap.fr (rubrique offre
d'emplois) ou par courrier à : Inrap, 121 rue d'Alésia CS20007 75685 Paris Cedex
14.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

75014

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/01/2018