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Assistant.e de direction


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Musée du Quai Branly  

Référence

2019-160104  

Localisation

Date de fin de publication

22/03/2019

Description du poste

Versant

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

A

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux contractuels

Domaine fonctionnel

Administration generale - Non renseigné

Intitulé du poste

Assistant.e de direction

Descriptif de l'employeur

Placé sous la tutelle conjointe du ministère de la culture et de la communication et du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, le musée du Quai Branly - Jacques Chirac a pour mission de valoriser et de préserver les œuvres représentatives des arts et des civilisations d'Afrique, d'Asie, d'Océanie et des Amériques. Il est également un centre de recherche et d'enseignement.

La Direction du développement culturel (DDC) se compose de 4 services et d'une cellule. La direction est en charge de la production des manifestations culturelles (expositions temporaires, programmes de spectacle vivant, conférences et cycles de films) et de la production éditoriale (ouvrages, images, site Web et programmes multimédias) du musée du quai Branly. L'assistant(e) du directeur du développement culturel est chargé(e) notamment des tâches suivantes :

Descriptif de l'employeur (suite)

Statut / Contrat : Fonctionnaire par voie de détachement ou contractuel sur CDD de 3 ans

Catégorie d'emploi : Catégorie 3

Rattachement hiérarchique : Poste placé sous l'autorité directe de la directrice du développement culturel

Vacance du poste : avril 2019

Description du poste

Assistanat du Directeur du développement culturel :
•Filtrage téléphonique et orientation des appels
•Gestion et mise à jour du fichier de contacts
•Préparation des déplacements et missions du directeur (logistique, formalités administratives...)
•Contribution à la gestion de son agenda, préparation des réunions (réservation de salles, convocations, accueil des invités)
•Rédaction, relecture, mise en forme des courriers, missions, comptes rendus, notes internes...
•Enregistrement du courrier, classement et archivage

Coordination logistique pour la direction :
•Centralisation des demandes et gestion des fournitures de bureaux
•Diffusion ponctuelle des informations, notes et courriers au sein de la DDC
•Suivi des formalités d'accueil de collaborateurs

Missions ponctuelles :
•Suivi des relations avec les intervenants scientifiques ou artistiques dans la phase précédant la validation de leurs projets (réservation de voyages, d'hôtels, demandes de défraiements, de visas, suivi des contrats, des paiements, etc.)
•Information : rédaction, correction, mise à jour et éventuellement mise en ligne d'éléments concernant les activités de la direction (supports de diffusion textuels de synthèse sur le contenu des projets produits par la direction, rapports d'activité, etc.)
•Elaboration et tenue de tableaux de bord

Conditions particulières d'exercice

Relations professionnelles :
•En interne, liens fonctionnels avec les agents de sa direction, la Présidence, la Direction générale, les secrétariats des départements et directions de l'établissement
•En externe, liens avec certains interlocuteurs et partenaires de la direction

Conditions de travail : Travail à temps complet

Résidence administrative : Siège social de l'établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l'université- 75343 PARIS cedex 07)

Descriptif du profil recherché

•Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d'au moins trois ans dans un emploi
similaire dans le secteur culturel souhaitée.

Compétences métier :
•Excellente orthographe en français
•Anglais bilingue confirmé
•Maîtrise d'une troisième langue vivante serait appréciée (Espagnol)
•Très bonne maîtrise des outils bureautiques principalement Word, Powerpoint, Outlook et des outils
•internet

Compétences comportementales :
•Ponctualité
•Bonne présentation, rigoureux, faisant preuve de discrétion
•Sachant s'organiser et gérer les priorités de manière autonome
•Sens de l'anticipation, réactivité
•Intérêt pour le secteur d'activité du musée

 

Le Musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Emploi ouvert aux militaires

Oui

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

222 Rue de l'Université, 75007 Paris, France

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

15/04/2019