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Assistant(e) de direction - DAF H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Institut National de Recherches Archéologiques Préventives  

Référence

2018-136521  

Localisation

Date de fin de publication

31/10/2018

Description du poste

Catégorie

B

Domaine fonctionnel

Gestion budgétaire et financière

Autres domaines fonctionnels

Culture et patrimoine

Statut du poste

Vacant

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction - DAF H/F

Descriptif de l'employeur

Avec 2 000 collaborateurs et chercheurs, l'Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l'une des toutes premières en Europe. Institut national de recherche, il réalise l'essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit plus de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d'outre mer.
Ses missions s'étendent à l'exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public.
Il dispose d'un budget de 160 millions d'euros.

La direction de l'administration et des finances compte une quarantaine d'agents et assure, pour l'ensemble de l'Inrap, des missions de gestion, de coordination et d'évaluation.
Elle est organisée en quatre services : service de l'exécution budgétaire, service du budget et du contrôle de gestion, service des marchés publics, service des affaires générales et immobilières.
Un pôle composé de deux assistant(e)s de direction accompagne en continu le directeur et son adjoint, auxquels il est rattaché, ainsi que les quatre services de la direction.

Description du poste

L'assistant(e) de direction exerce un rôle transversal au sein de la direction. A ce titre, il/elle a une vision transversale du fonctionnement de la direction auquel il/elle concourt directement par son action quotidienne.
Pour l'exercice de ses fonctions traditionnelles d'assistanat, l'assistant(e) de direction a des contacts fréquents, à différents échelons de responsabilité, avec l'ensemble des directions et services du siège, avec les directions interrégionales, et les partenaires de l'établissement (institutionnels, fournisseurs, clients, …).
L'assistant(e) de direction peut être amené(e) à suppléer le(a) second(e) assistante en son absence. Une parfaite continuité de service sur les sujets devra être assurée entres les deux assistant(e)s.
Fonction
Il/elle devra :
1. Assister les agents de la direction dans le traitement de l'information
- veiller à la bonne circulation de l'information au sein de la direction et à la bonne application des circuits de validation des dossiers ;
- enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents reçus ou produits par la direction (notes et courriers divers) ;
- constituer des dossiers ;
- classer, aux fins d'archivage, les documents ;
- veiller au plan de classement ;
- rechercher ponctuellement les documents archivés ;
- réaliser des comptes rendus ;
- effectuer la saisie, la mise en forme de documents ;
- veiller aux conditions d'exercice des missions de la DAF (alerte, suivi des visas, gestion des échéances, relance…)
- Participer à l'élaboration du dispositif de communication de la DAF (interne – externe - intranet)


2. Gérer des dossiers spécifiques
- assurer la gestion des absences et des congés des agents de la direction ;
- gérer les tableaux de bord des demandes adressées à la direction ;
- participer à l'organisation des séances du conseil d'administration (ordre du jour, préparation et suivi des dossiers…) ;
- traiter les ordres de mission et les réservations (billetterie, hébergement) des agents de la direction ;
- suivre la mise à jour du contenu de l'Intranet pour ce qui concerne la direction ;
- suivre les dossiers de subvention,
- gérer la documentation.
- assurer le suivi des procédures de versement et de communication des documents : versement intermédiaire et aux archives nationales
- Assurer le suivi administratif de tout type de document (gestion des cartes de la flotte automobile, des badges d'accès, des contraventions, dossiers archivés…)

3. Assurer un rôle d'accueil et d'information auprès des interlocuteurs de la direction
- prendre les rendez-vous, gérer l'agenda électronique du directeur et de son adjoint et organiser les réunions pour la direction et les services de la direction,
- répondre aux demandes d'information de tout interlocuteur ;
- gérer les relations entre la direction de l'administration et des finances et les directions interrégionales ;
- assurer, en relation avec son binôme, la continuité de fonct

Conditions particulières d'exercice

Horaires 8h30/17h30 - 9h30/18h30 en roulement au sein du pôle assistanat de direction.

Descriptif du profil recherché

Niveau de diplômes requis :

– DUT ou BTS ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent,
ou
– Baccalauréat ou diplôme français ou étranger équivalent et 2 années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires.

Compétences et expériences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, …)
- rigueur, sens de l'organisation, méthode
- esprit d'initiative et autonomie
- réactivité
- aptitude à mener plusieurs tâches de front et capacité à hiérarchiser les tâches
- discrétion absolue et respect de la confidentialité
- qualités relationnelles (capacité d'adaptation, travail en équipe indispensable)
- bonne expression écrite et orale

Ouverts aux contractuels

Oui

Bloc personnalisable n°1

Informations complémentaires

Merci de candidater via le lien suivant : https://www.inrap.fr/recrutement avant le 31 octobre 2018.
Poste accessible aux titulaires et aux contractuels.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation

75001 Paris, France

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/01/2019